朝廷设官各司其职，各级官吏共同治理国家大事。天子戴着皇冠受理政事，诸侯穿朝服觐见君主。群臣上奏各种政见，帝王便据以查核其功绩。相传古代帝尧曾向诸侯之长提出询问，帝舜曾任命八个贤人；于是臣下有再三辞让的请求，帝王用信任和肯定的话授以重任：这些都是在朝廷上口头的对答，并未通过纸笔写成书面文件。可是，用言辞向帝王陈述，就具有进奏章表的意义了；帝王对臣下功绩的查核，也就是一种授予爵位的仪式了。到商代的太甲立位，大臣伊挚曾写《伊训》来训诫太甲；及至太甲改过而思念常道，从被流放的地方回到毫都，伊挚又作《太甲》三篇来赞美他。用书面文辞来扬善弃恶，就从此开始了。周王朝继承借鉴夏、商两代的制度，礼仪更为隆重。臣下对帝王常称：再三叩头、报答美命、敬受册封、敢当重任等，这些虽是口讲笔写兼用，但陈辞谢恩之义是明显的。到了战国时期，仍用商周格式，对帝王呈文，都叫“上书”。
秦朝初期订立了制度，才改“书”为“奏”。汉朝时期制定礼仪，便把对帝王的上书分为四种：第一种叫“章”，第二种叫“奏”，第三种叫“表”，第四种叫“议”。“章”用于谢恩，“奏”用于揭发检举，“表”用于陈述请求，“议”用于提出不同的议论。所谓“章”，就是明。《诗经》中说，银河“为章于天”，意为文采明显。对于有文采的事物来说，红白交错就是“章”。所谓“表”，就是表明。《礼记》中的《表记》，就是君子的品德外现于仪表的意思。对于用作标志之物来说，测量日影的器具就叫“表”。“章”、“表”的名称，就取之于这种意义。在刘歆的《七略》和班固的《汉书·艺文志》中，各地歌谣也有闻必录；章、表、奏、议等治理国事的重要文件，其所以没有编录进去，是由于奏议的掌管各别而编纂者分工不同的原因。
前汉时期的章表，留传下来的很少。到后汉时期，选拔官吏必须考试章表。左雄的奏议，成了尚书台的典范；胡广的章奏，被安帝称为“天下第一”：这都是当时杰出的作品。读胡广“谒陵”的章奏，可见其典范之作确是写得很美的。从前晋文公受周襄王册封时，曾三次辞让然后接受册命，所以汉代末年的让表，也以推让三次为限。曹操曾说：“写让表不需要三次，又不应文辞浮华。”因此，魏初的章表，大都就事论事，按实而书；按照华丽的要求来看，这时的作品是不够美的。至于孔融的《荐祢衡表》，写得意气高昂，文采飞扬；诸葛亮的《出师表》，情理透彻，文辞流畅：它们虽然在华丽与质朴上各不相同，但都是优秀的表文。此外，陈琳和阮瑀的章表，在当时很有名气；陈琳之作，曹丕认为特别矫健，就是建安文人中较突出的了。曹植的表文，更是独冠群雄。他的作品体制宏富而音律协调，文辞清明而情志显著，随物成巧，变化多趣；如驾千里之马，轻重缓急掌握得恰到好处。到晋初作者的章表，就以张华较为优秀。他三度辞让被封为壮武郡公的表文，道理周详而文辞简要，引申意义，排比事类，都用对偶；一般都珍视张华的《鹪鹩赋》，而没有注意到他的章表。又如西晋羊祜的《让开府表》，前代论述已有所称誉；东晋庾亮的《让中书监表》，确较已往章表写得美好：他们表达情志，联系事理，都颇为文雅。此外，西晋末年刘琨的《劝进表》、张骏的《请讨石虎李期表》，写得光明正大，都是陈事美好的佳作。
章表原本的用处，是为了宣扬天子的美德，彰显内心的情意。既能够表明自身的文采，又能够表明国家的华貌。章是用来朝见君主的，风格规矩意思明确；表是用来陈述策略的，文采有骨且能够显扬：依据章表名彰显其实质，是以章表的文采为根本的。由此章的体制要彰显光耀，志趣在于法典，使其扼要而不简略，明确而不浅显；表的体裁包含很多，真情假意屡屡变化，一定要用雅义来宣扬其风格，以清晰的文笔来彰显其华丽。可是真切的章表大都被内心所驱使，浮华奢侈的章表大都被华丽所掩盖。一切要繁简得当，华丽质朴相宜，音韵得体，这就是最合适的音律了。子贡说“用内心来制定言辞，用言辞来说明心意”，要统一言辞和意境。荀子认为“看人用善意的言辞，比华丽的文章要好”，这是要言辞和意境一致的意思。
总结：
陈述章表于宫阙，是为了向帝王劝善规过。因此，言辞必须正确明白，意义应该宏大深远。
要严肃恭敬地处理得体，使从头到尾条理清晰。卓越的人物写作章表，一定是文辞优美而富有文采。
夫设官分职，高卑联事。天子垂珠以听，诸侯鸣玉以朝。敷奏以言，明试以功。故尧咨四岳，舜命八元，固辞再让之请，俞往钦哉之授，并陈辞帝庭，匪假书翰。然则敷奏以言，则章表之义也；明试以功，即授爵之典也。至太甲既立，伊尹书诫，思庸归亳，又作书以赞。文翰献替，事斯见矣。周监二代，文理弥盛。再拜稽首，对扬休命，承文受册，敢当丕显。虽言笔未分，而陈谢可见。降及七国，未变古式，言事于王，皆称上书。
秦初定制，改书曰奏。汉定礼仪，则有四品∶一曰章，二曰奏，三曰表，四曰议。章以谢恩，奏以按劾，表以陈请，议以执异。章者，明也。《诗》云“为章于天”，谓文明也。其在文物，赤白曰章。表者，标也。《礼》有《表记》，谓德见于仪。其在器式，揆景曰表。章表之目，盖取诸此也。按《七略》、《艺文》，谣咏必录；章表奏议，经国之枢机，然阙而不纂者，乃各有故事，布在职司也。
前汉表谢，遗篇寡存。及后汉察举，必试章奏。左雄表议，台阁为式；胡广章奏，天下第一：并当时之杰笔也。观伯始谒陵之章，足见其典文之美焉。昔晋文受册，三辞从命，是以汉末让表，以三为断。曹公称“为表不必三让”，又“勿得浮华”。所以魏初表章，指事造实，求其靡丽，则未足美矣。至如文举之《荐祢衡》，气扬采飞；孔明之辞后主，志尽文畅；虽华实异旨，并表之英也。琳禹章表，有誉当时；孔璋称健，则其标也。陈思之表，独冠群才。观其体赡而律调，辞清而志显，应物制巧，随变生趣，执辔有馀，故能缓急应节矣。逮晋初笔札，则张华为俊。其三让公封，理周辞要，引义比事，必得其偶，世珍《鹪鹩》，莫顾章表。及羊公之辞开府，有誉于前谈；庾公之《让中书》，信美于往载。序志联类，有文雅焉。刘琨《劝进》，张骏《自序》，文致耿介，并陈事之美表也。
原夫章表之为用也，所以对扬王庭，昭明心曲。既其身文，且亦国华。章以造阙，风矩应明，表以致策，骨采宜耀：循名课实，以文为本者也。是以章式炳贲，志在典谟；使要而非略，明而不浅。表体多包，情伪屡迁。必雅义以扇其风，清文以驰其丽。然恳恻者辞为心使，浮侈者情为文屈，必使繁约得正，华实相胜，唇吻不滞，则中律矣。子贡云“心以制之，言以结之”，盖一辞意也。荀卿以为“观人美辞，丽于黼黻文章”，亦可以喻于斯乎？
赞曰∶
敷表降阙，献替黼扆。言必贞明，义则弘伟。
肃恭节文，条理首尾。君子秉文，辞令有斐。